در صورتی که داوطلب ادامه تحصیل در خارج از کشور هستید باید در نظر داشته باشید که ایمیل زدن یکی از بهترین راه‌ها برای برقراری ارتباط با اساتید جهت اپلای در دانشگاه مورد نظر است. یک ایمیل خوب می‌تواند در افزایش شانس پذیرش از دانشگاه و حتی اخذ بورسیه تاثیرگذار باشد. آیا با اصول، قواعد و استانداردهای ایمیل زدن به اساتید آشنا هستید؟ اگر شما هم علاقه‌مند به تحصیل در خارج هستید، HM به طور کامل در این پروسه به شما یاری می‌رساند. در این مطلب قصد داریم شما را با نحوه مکاتبه و ایمیل زدن به اساتید جهت اپلای دانشگاه آشنا کنیم. پس تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
هدف از ایمیل زدن و مکاتبه با اساتید چیست؟
برای تحصیل در مقاطع تکمیلی (فوق‌لیسانس، دکترا، فوق‌دکترا ..) در دانشگاه‌های خارجی، ابتدا باید پروپزال خود را برای استاد راهنمای مورد نظر ارسال کنید تا نظر او را برای دریافت پذیرش جلب کنید. ایمیل زدن یکی از بهترین راه‌ها برای برقراری ارتباط با اساتید خارجی و دانشگاه مقصد به حساب می‌آید. در وهله اول مکاتبه با اساتید سبب می‌شود تا استاد مربوطه با رزومه تحصیلی، توانمندی‌ها و مهارت‌های شما آشنا شود و در مرحله بعدی به میزان علاقه‌مندی و انگیزه‌ی شما در راه رسیدن اهدافتان پی ببرد.
روش‌های پیدا کردن استاد راهنما جهت مکاتبه و اپلای
- در مرحله اول می‌توانید کلیدواژه‌هایی همچون نام دانشگاه یا فیلد مورد علاقه‌ی خود را از طریق گوگل سرچ کنید تا بر اساس آن استاد مورد نظرتان را پیدا کنید.
- یکی دیگه از روش‌ها جستجو در سایت دانشگاه یا استفاده از شبکه‌های اجتماعی همچون لینکدین، فیسبوک و … است.
- قبل از ایمیل زدن، نیازهای دانشگاه مقصد خود را شناسایی کنید. توجه داشته باشید موضوعی که انتخاب کرده‌اید آیا در دانشگاه مورد نظرتان Research Interest دارد یا خیر(استاد راهنمایی که در حوزه تحقیقاتی شما مهارت داشته باشد و بتواند به شما کمک کند).
| متقاضی در مکاتبه با اساتید با چه جواب‌هایی روبرو خواهد شد؟ |
| رد درخواست متقاضی: در این شرایط دانشجو باید استاد دیگری را انتخاب کرده و به او ایمیل بزند. |
| تقاضای ارسال اطلاعات بیشتر: این حالت به این معناست که توجه استاد مورد نظر به رزومه آکادمیک شما جلب شده و قصد دارد اطلاعات بیشتری درباره شما کسب کند. |
| درخواست مصاحبه با دانشجو: این شرایط به این معناست که استاد شما را پذیرفته و قصد مصاحبه آنلاین با شما را دارد. این بهترین پاسخی است که می‌توان از استاد دریافت کرد. |
ساختار و مراحل نگارش متن ایمیل جهت اپلای
نوشتن متن یک ایمیل برای ارسال به استاد، اصول و ساختار خاصی دارد، اگر بتوانید استانداردهای مورد نظر را رعایت کنید و متنی اصولی و دقیق به نگارش درآورید، شانس شما در پذیرش از سمت استاد و دانشگاه بالاتر خواهد رفت. متن یک ایمیل خوب به سه بخش کلی تقسیم می‌شود که در ادامه به توضیح آنها می‌پردازیم.
پاراگراف اول ایمیل – مقدمه
در بخش اول یا مقدمه ایمیل باید اطلاعاتی کلی از مشخصات و خلاصه‌ای از خود (مقالات نوشته شده مرتبط با موضوع انتخابی و بزرگترین دستاوردها)، نام و نام خانوادگی، ملیت، سوابق تحصیلی، نام رشته، نام دانشگاه، GPA مدرک(معدل معادل‌سازی شده)-می‌توانید از طریق wes معدل خود را معادل‌سازی کنید- و … بیان شود.
اگر دانشگاه شما جزو رنکینگ دانشگاه‌های برتر در ایران است می‌توانید به آدرس سایت مورد نظر رنگینک لینک بدهید تا صحت حرف‌های شما اثبات شود.
سپس می‌تواند تز خود را مطرح کنید، اگر اختراعی ثبت کرده‌اید یا در دوره‌ای تخصصی شرکت داشته‌اید می‌توانید به صورت خلاصه درباره آن توضیح دهید.
پاراگراف دوم یا اصلی
در پاراگراف دوم باید درباره‌ی زمینه تحقیقات استاد مورد نظر صحبت کنید. در این قسمت پس از تحقیق و مطالعه وبسایت استاد و مروری بر تألیفات و پژوهش‌های او باید به چگونگی ارتباط و هم‌راستا بودن این تحقیقات با مقاله و اهداف شما اشاره شود. در ادامه باید به صورت کمی تخصصی‌تر درباره‌ی علت ارتباط پروژه خود و ریسرچ اینترست استاد و دلیل انتخاب او صحبت کنید. می‌توانید از طریق پایگاه جستجوی اتوماتیک، Google Scholar تحقیقات استاد مورد نظر را سرچ کنید و مقالات او را مطالعه کنید و ارتباط بین پیشینه مطالعات خود و استاد مورد نظر را پیدا کنید، این کار سبب می‌شود تا موضوع شما برای استاد جذاب به نظر بیاید و راحتتر شما را قبول کند.
پاراگراف سوم ایمیل – نتیجه‌گیری
بیان اشتیاق و علاقه خود برای همکاری و کار با استاد مورد نظر در پاراگراف پایانی از اهمیت زیادی برخوردار است؛ همچنین در ادامه می‌توانید از دلایل و هدفتان برای انتخاب استاد بگویید. در نهایت از استاد مورد نظر تشکر کنید و مراتب احترام را به‌جا بیاورید. اگر مدرکی را به ایمیل خود پیوست کرده‌اید در این بخش اعلام کنید تا استاد فایل آن را دانلود و بررسی کند.
موارد مهمی که در هنگام ایمیل زدن به اساتید باید رعایت کنیم
- لحن متن ارسالی باید محترمانه و رسمی و به عبارتی formal باشد.
- نامه‌های رسمی با عبارت Dear آغاز می‌شود؛ استفاده از Hello یا Hi در ابتدای یک نامه رسمی به هیچ عنوان جالب نیست!
- برای خطاب به اساتید از عبارت Dr یا Professor استفاده کنید، از نوشتن کلماتی همچون Mr، Ms، Mrs و… اجتناب کنید.
- ایمیل نباید طولانی باشد، توصیه می‌شود متن ایمیل ارسالی از ۳۰۰ کلمه بیشتر نشود.
- بهتر است در روزهای کاری هفته (دوشنبه تا جمعه) و ترجیحا صبح (به وقت کشور مقصد) به استاد ایمیل بزنید.
- حداقل ۲ ماه قبل از ددلاین [deadline] دانشگاه‌ها، برای برقراری ارتباط با استاد اقدام کنید. این روند می‌تواند تا بعد از اپلای نیز ادامه داشته باشد.
- عنوان ایمیل شما باید جذاب و گیرا باشد تا در نگاه اول استاد جذب شده و تا انتها متن شما را مطالعه کند.
- در صورت داشتن رزومه قوی می‌توانید CV خود را در انتهای ایمیل به متن پیوست(Attach) کنید.
- متن ایمیل باید بدون تعارف و یا دور از هر گونه احساسات باشد.
- ایمیل شما باید کوتاه و فقط دربردارنده‌ی نکات اصلی باشد.
- توضیحات و اطلاعات در ایمیل باید براساس واقعیت باشد.
- هم زمان به اساتید مختلف یک دانشگاه برای پذیرش ایمیل نزنید مگر اینکه یکی از اساتید خواستار این امر باشد و به استاد جدید اطلاع دهید که با هماهنگی قبلی به او ایمیل زده‌اید (قبل از ارسال ایمیل به استاد دیگر در یک دانشگاه حتما یک هفته صبر کنید و سپس برای دیگری ایمیل ارسال کنید).
- اگر در دانشگاه مقصد اساتید ایرانی در حال تدریس هستند که با Research Interest شما هماهنگی دارند بهتر است به آنها ایمیل بزنید، این کار می‌تواند شانس شما را افزایش دهد.
- می‌توانید قبل از ارسال ایمیل، افزونه‌ی mailtrack در جی‌میل، یاهو و … را فعال کنید. این افزونه شما را از باز شدن ایمیل توسط مخاطب مطلع خواهد کرد.
سوالات رایج درباره نحوه ایمیل زدن به اساتید خارجی
1- چگونه می توانیم به ایمیل استاد دسترسی پیدا کنیم؟
از طریق سایت دانشگاه مورد نظر یا از طریق جستجوی نام استاد در موتورهای جستجو و دسترسی به وبسایت شخصی استاد می‌توانید به ایمیل او دسترسی داشته باشید.
2- آیا با هر آدرس ایمیلی می‌توان با استاد مکاتبه کرد؟
بله، اما استفاده از آدرس ایمیل دانشگاه خود، باعث می شود ایمیلتان تخصصی‌تر به نظر برسد.
3- آیا باید به زبان انگلیسی به استاد ایمیل بزنیم؟
بله. از آنجایی که انگلیسی زبان بین‌المللی است بهتر است ایمیل شما به آن زبان ارسال شود.
منابع: